Pod patronatem POL & NILE: Najczęstsze błędy w imporcie i eksporcie oraz jak ich unikać  

Handel międzynarodowy może być satysfakcjonującym przedsięwzięciem, ale nie jest pozbawiony wyzwań. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym importerem/eksporterem, czy dopiero zaczynasz, błędy mogą się zdarzyć, często prowadząc do opóźnień, dodatkowych kosztów, a nawet kwestii prawnych. Zrozumienie i unikanie typowych błędów w procesie importu i eksportu jest kluczem do zapewnienia płynnych transakcji i maksymalizacji rentowności.

Oto przewodnik po niektórych z najczęstszych błędów w imporcie i eksporcie oraz o tym, jak można ich uniknąć, aby zapewnić płynne działanie firmy:

1. Brak odpowiedniej dokumentacji

Jednym z najczęstszych błędów w handlu międzynarodowym jest brak przygotowania lub przedłożenia prawidłowych dokumentów. Brakująca, niekompletna lub niedokładna dokumentacja może powodować opóźnienia w odprawie celnej, skutkujące grzywnami lub karami, a nawet utratą towarów.

Jak tego uniknąć:

• Zawsze upewnij się, że posiadasz niezbędne dokumenty, w tym faktury handlowe, świadectwa pochodzenia, listy przewozowe i konosamenty.
• Należy dokładnie sprawdzić wszystkie informacje zawarte w tych dokumentach, w tym opisy produktów, ilości i wartości.
• Zapoznaj się z wymogami dotyczącymi dokumentacji obowiązującymi zarówno w Twoim kraju, jak i w kraju docelowym.

Wskazówka: Współpraca z brokerem celnym może zapewnić, że dokumentacja będzie zawsze uporządkowana.

2. Nieprawidłowa klasyfikacja produktu

Nieprawidłowa klasyfikacja towarów za pomocą niewłaściwego kodu Systemu Zharmonizowanego (HS) jest kolejnym częstym problemem w procesie importu/eksportu. Kod HS określa taryfy, cła i podatki stosowane do towarów, a nieprawidłowa klasyfikacja może prowadzić do nieoczekiwanych kosztów lub opóźnień.

Jak tego uniknąć:

• Przed wysyłką należy sprawdzić prawidłowy kod HS dla produktu.
• Jeśli nie masz pewności, skonsultuj się z ekspertem celnym lub skorzystaj z internetowych baz danych kodów HS, aby znaleźć dokładny kod.
• Upewnij się, że kod HS jest zgodny ze specyfikacją produktu, ponieważ rozbieżności mogą spowodować nałożenie kar.

3. Pomijanie taryf i podatków

Nieuwzględnienie ceł, podatków i innych ukrytych kosztów może prowadzić do niespodzianek finansowych, gdy towary dotrą do miejsca przeznaczenia. Jest to szczególnie powszechne w handlu globalnym, gdzie cła importowe i VAT (podatek od wartości dodanej) różnią się w zależności od kraju.

Jak tego uniknąć:

• Zawsze obliczaj całkowity koszt wyładunku, w tym cła, podatki, opłaty za wysyłkę i wszelkie dodatkowe opłaty, takie jak ubezpieczenie lub opłaty manipulacyjne.
• Zapoznaj się z umowami handlowymi lub strefami wolnego handlu, które mogą obniżyć koszty.
• Skonsultuj się z dostawcą usług transportowych lub spedytorem, aby uzyskać dokładne stawki taryfowe.

4. Niezrozumienie przepisów dotyczących importu/eksportu

Każdy kraj ma swoje własne przepisy dotyczące importu/eksportu, a brak pełnego zrozumienia tych zasad może prowadzić do odrzucenia, opóźnienia lub zajęcia towarów. Przepisy te mogą obejmować wszystko, od norm bezpieczeństwa po ograniczenia dotyczące niektórych rodzajów towarów (takich jak żywność, chemikalia lub farmaceutyki).

Jak tego uniknąć:

• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi importu/eksportu obowiązującymi zarówno w Twoim kraju, jak i w kraju docelowym.
• Upewnij się, że Twoje produkty spełniają wymagane standardy bezpieczeństwa, jakości i ochrony zdrowia.
• Sprawdź wszelkie sankcje, embarga lub ograniczenia handlowe, które mogą mieć zastosowanie do Twoich towarów.
• Współpracuj ze specjalistą ds. zgodności lub prawnikiem zajmującym się handlem międzynarodowym, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami.

5. Niewłaściwe pakowanie i etykietowanie

Opakowanie ma kluczowe znaczenie nie tylko dla ochrony towarów podczas transportu, ale także dla spełnienia przepisów kraju docelowego. Nieprawidłowe lub niespełniające norm opakowanie może spowodować, że towary dotrą uszkodzone, a w niektórych przypadkach mogą zostać odrzucone z powodu niezgodności ze standardami etykietowania.

Jak tego uniknąć:

• Postępuj zgodnie z wymaganymi wytycznymi dotyczącymi pakowania dla każdego produktu, w tym wagi, rozmiaru i materiałów.
• Wyraźnie oznaczaj swoje produkty, podając dokładne opisy, instrukcje obsługi i wszelkie wymagane certyfikaty lub informacje o pochodzeniu.
• Upewnij się, że na opakowaniu znajdują się wszelkie wymagane tłumaczenia (np. ostrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa lub opisów produktów).

6. Niedokładne informacje o wysyłce

Błędy w szczegółach wysyłki, takie jak niewłaściwy adres docelowy, niewłaściwe instrukcje dostawy lub nieprawidłowe dane odbiorcy, mogą prowadzić do opóźnień i niewłaściwego kierowania przesyłek.

Jak tego uniknąć:

• Przed potwierdzeniem zamówienia należy dokładnie sprawdzić wszystkie szczegóły dotyczące wysyłki.
• Upewnij się, że nazwa, adres i dane kontaktowe odbiorcy są dokładne i kompletne.
• Skorzystaj z niezawodnej usługi kurierskiej z opcją śledzenia, aby zminimalizować ryzyko błędów.

7. Niedoszacowanie czasu dostawy

Wysyłka międzynarodowa może być nieprzewidywalna. Wiele firm nie docenia czasu potrzebnego na przemieszczanie się towarów między krajami, co prowadzi do opóźnień w dotrzymywaniu terminów lub realizacji zamówień klientów.

Jak tego uniknąć:

• Zawsze należy uwzględnić czas potrzebny na odprawę celną, ewentualne kontrole i opóźnienia w transporcie.
• Wybierz metody wysyłki, które odpowiadają Twoim terminom i zaplanuj działania awaryjne na wypadek opóźnień.
• Bądź na bieżąco z logistyką i czasem tranzytu między Egiptem a Polską lub gdziekolwiek znajdują się Twoi partnerzy handlowi.

8. Niezrozumienie warunków płatności i ryzyka walutowego

Nieporozumienia dotyczące warunków płatności i kursów wymiany walut mogą prowadzić do problemów finansowych podczas transakcji międzynarodowych. Niezrozumienie metod płatności (takich jak akredytywy, zaliczki lub płatności za dokumenty) lub radzenie sobie z wahaniami kursów wymiany walut może powodować poważne problemy.

Jak tego uniknąć:

• Jasno określ warunki i metody płatności przed zaangażowaniem się w handel.
• Upewnij się, że obie strony zgadzają się co do waluty i harmonogramu płatności, w tym czasu płatności i sposobu zarządzania wahaniami kursów walut.
• Rozważ skorzystanie ze strategii hedgingowych lub usług wymiany walut, aby zarządzać ryzykiem wahań kursów walut.

9. Zaniedbanie ochrony ubezpieczeniowej

Another mistake is failing to insure goods during international shipment. Without proper insurance, you risk losing your shipment due to accidents, theft, or damage, and that could mean a significant financial loss.

Jak tego uniknąć:

• Always insure your shipments to cover potential damages or losses during transit.
• Check the terms of insurance policies provided by shipping companies to ensure your goods are adequately covered.
• Understand the types of coverage available (e.g., all-risk or named-peril) and choose the one best suited to your needs.

10. Not Using a Trusted Freight Forwarder or Customs Broker

Finally, one of the most costly mistakes in international trade is not partnering with the right freight forwarder or customs broker. These professionals handle the complexities of logistics, customs clearance, and documentation, which are essential to ensuring smooth and efficient trade.

Jak tego uniknąć:

• Work with a reputable freight forwarder who has experience in both Egypt and Poland and is familiar with the specific requirements of each country.
• Hire a customs broker who can help ensure that your goods comply with local regulations and avoid unnecessary delays or penalties.

Conclusion

Importing and exporting goods can be a highly profitable endeavour, but only if you avoid common mistakes that can lead to delays, additional costs, or legal problems. By understanding the key challenges in international trade and taking the necessary steps to mitigate them, businesses can ensure their goods move efficiently across borders.

By working with experienced professionals, staying informed about the rules and regulations, and double-checking all the details, businesses can minimise risks and enjoy the rewards of successful global trade.

Under the patronage of POL & NILE, businesses can benefit from the guidance and support they need to navigate the complexities of import and export with ease and confidence.